文書電子化（スキャニング）BPO 
キャビネットを占領している過去の契約書や図面、マニュアル等の紙書類を専門業者に委託して一括スキャン・電子化し、検索可能なPDFデータにする施策です。オフィス移転やフリーアドレス化の前段階として実施されます。メリットは、高額なオフィススペースの有効活用（削減）と、情報の検索・共有スピードの向上です。成功のためには、電子化後の原本の破棄ルールの決定と、後の検索性を高めるためのファイル命名規則の指定、および電子化されたデータを安全に管理・閲覧できるクラウド環境の整備をセットで行う必要があります。
 職種 |
情報システム |  施策難易度 |
★★★☆☆ |
|---|---|---|---|
 業界① |
全業界 |  目的 |
ペーパーレス |
| 業界② |
 対象 |
情報システム部門 法務・知財部門 総務部門 | |
 費用 |
10〜1000万円 |  実施期間 |
120 |
主なToDo
- 保管されている紙書類の重要度を判定し、スキャン対象・廃棄対象・原本保管対象の仕分けリスト（台帳）を作成する
- 専門業者へ一括スキャンを委託し、ファイル名に日付・会社名等を付与する命名規則を定義してOCR検索可能化を行う
- 電子化したデータをセキュアなストレージへ格納し、紙の原本の物理廃棄（溶解処理）の実行と証明書管理を行う
期待できる効果
過去の紙資料をデジタル化し検索可能にすることで、オフィススペースの有効活用と情報の検索効率を同時に向上。移転やフリーアドレス化を支える、物理的制約のないナレッジ共有基盤を確立します。
躓くところ
スキャン対象の優先順位付けと、後の検索性を高めるためのファイル命名規則の徹底、およびデータ入力の工数が困難です。原本破棄に関する法的要件のクリアと、電子化後のデータ管理フロー確立も課題です。
